Exact Compact+

Procesgang importeren

Introductie

Het importeren van gegevens is een snelle en efficiënte manier om uw financiële gegevens in uw administratie te krijgen. U kunt dit doen via [XML, Financiële import]. Hier kunt u de gewenste gegevens selecteren die u wilt importeren in deze administratie. Als u bijvoorbeeld debiteuren wilt importeren, dan kunt u dat doen via het menupad [XML, Financiële import, Debiteuren].

De overige gegevens die geïmporteerd kunnen worden zijn:

Financiële import

• Grootboekrekeningen 
• Crediteuren
• Debiteuren 
• Financiële boekingen 
• Mutaties (verwerkte boekingen) 

Uitleg van de velden

Onderstaand wordt per scherm uitleg gegeven over de importfunctie. Het importeren van Financiële boekingen wordt als voorbeeld genomen, maar voor de overige gegevens geldt precies hetzelfde. U kiest voor menupad  [XML, Financiële import, Financiële boekingen].

Bestand
Hier kunt u de locatie van het importbestand ingeven. Standaard staat hier de locatie en de bestandsnaam van de laatste succesvolle import. U kunt zelf het gewenste bestand selecteren door op het vergrootglas aan de rechterkant van het scherm te klikken. Nu verschijnt een selectiescherm van waar u naar de juiste locatie kunt 'bladeren'.

URL
Gebruikers van E-Synergy kunnen URL selecteren om gegevens op te halen (downloaden). Als u URL selecteert, worden de extra velden in dit scherm ook beschikbaar. Deze kunnen worden gebruikt om een selectie aan te geven in de importgegevens. In het veld moet de Synergy-website worden ingegeven. Hier moet altijd worden begonnen met http:// of https://. Het is mogelijk om direct naar deze locatie te gaan door te klikken op het icoontje aan de rechterkant van dit veld. Het importeren vanaf een URL is niet mogelijk voor financiële boekingen.

Kopregelbedrag komt overeen met het totaalbedrag van de subregels
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u financiële boekingen importeert. Hiermee wordt bij de import gecontroleerd of het kopregelbedrag gelijk is aan het totaalbedrag van de subregels. Indien dit niet het geval is verschijnt er een melding.

Stamgegevens aanmaken
Deze optie is alleen beschikbaar bij het importeren van financiële boekingen en mutaties. Met deze optie kunt u aangeven of bij het importeren stamgegevens aangemaakt dienen te worden. Wanneer u deze optie aanvinkt en de in de boeking of mutatie gebruikte stamgegevens zijn niet aanwezig in de administratie worden deze aangemaakt. Wanneer u de optie uitvinkt en de in de boeking of mutatie gebruikte stamgegevens zijn niet aanwezig in de administratie worden deze niet aangemaakt en wordt de boeking/mutatie niet geïmporteerd. Dit heeft betrekking op de volgende (stam)gegevens:

• Grootboekrekeningen
• Debiteuren/crediteuren
• Kostenplaatsen
• Kostendragers
• Artikelen
• BTW-codes
• Betalingscondities
• Medewerkers
• Uw Referentie

Administratiecode
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u financiële boekingen importeert. Met deze optie kunt u tijdens de import controle op de administratiecode (administratienummer) die in het importbestand aanwezig is. Wanneer deze code niet overeen komt met de code van de betreffende administratie wordt de import afgekeurd. Wanneer u met meerdere administraties werkt en alleen voor een bepaalde administratie relevante boekingen wilt importeren, kunt u er middels deze optie voor zorgen dat alleen de gewenste boekingen geïmporteerd worden. Wanneer u deze optie uitvinkt kunt u ook de boekingen met een andere administratiecode importeren. Deze optie is alleen van toepassing op het XML formaat.

U kiest nu voor Klaar. Op het scherm dat nu verschijnt is de voortgang is te volgen. Hier kunt u de import (indien u vanuit een bestand importeert) desgewenst nog afbreken via de knop 'Annuleren':

Als het proces is voltooid, verschijnt een nieuw scherm.

Na afloop gebruikt u de knop "Sluiten" om de importfunctie af te sluiten.

Gerelateerde onderwerpen

• Startpagina Import/Export